こんにちは、Annaです。
長かったCGFNS審査がようやく終わり、NYSED申請をついに開始!一安心していたのも束の間。
CGFNSから書類がNYSEDに送られて間も無く、「CGFNSから卒業校についての十分な書類が送られませんでした。もう一度卒業校から成績証明書と申請書を送ってもらってください」とのメッセージが来ました。
卒業証明書や成績証明書も含め全ての必要書類はすでにCGFNSに提出しています。本来ならCGFNSからNYSEDに送られているはずなのですが・・・。
推測ですが、よく書類が確認されないままNYSEDに送られてしまったのではないかと思っています。
CGFNSの仕事は結構適当である、というのはよく聞く話です。電話しても、30分以上繋がらないなんていうことはしょっちゅうです。
文句を言うのにも疲れてしまいそうなので、仕方なく卒業校に再度お願いし、書類を送ってもらうことにしました。
この記事では、NYSEDからの追加書類の依頼にどう対処したか、私の体験談をお伝えします。
目次
1. NYSEDから来た追加書類依頼のメール
NYSEDにアカウントを登録し申請料を支払ってから約1ヶ月経ったころ、このようなメールが届きました。
「CGFNSから届いた書類の中には、教育機関についての適切な書類が含まれていませんでした。学校からForm 2Fに記入してもらい、成績証明書を添えて送ってもらってください」と書かれています。
ちなみにForm 2Fの別名は"Certification of Foreign Nursing Education"です。私のようにアメリカ以外の国で看護教育を受けた外国人が、ニューヨークでNCLEXの受験資格を得る際に使う申請用紙です。
NCLEXの受験資格を得る際、CGFNSを通さずにNYSEDに直接申請する場合も、このForm 2Fを使って申請することになります。記入する内容は、CGFNSを開始した時に提出した申請用紙とほとんど同じ。卒業校の名前や所在地、在籍していた年度などを記入します。
2. 卒業校に依頼したこと
私が卒業校に依頼したのは〈書類の準備〉と、国際郵便での〈書類の発送〉です。
〈書類の準備〉
- Form 2Fの記入
- 卒業証明書(日本語・英語)の作成→依頼されたのは成績証明書だけですが、念のため送ることにしました。
- 成績証明書(日本語・英語)の作成
Form 2Fですが、これは自分が記入するところと学校に記入してもらうところに分かれています。1ページ目のSection Iには、申請者の情報を記入します。
次に、2ページ目のSection Ⅱは、大学側に記入してもらいます。
一番下のRegisterarの欄には、学長さんのサインを書いてもらいます。
この申請書、CGFNSの申請書と内容はほとんど同じです。私は翻訳と記入例を1部作成。汚損する可能性も考え、2部印刷し両方ともSection Iに必要事項を記入。合計3部を、卒業校に送りました。
申請書の翻訳と記入例ですが、Acrobat Readerを使うとPDF上に書き込むことが出来るので便利です。有料版もありますが、無料版でも十分です。
書類の準備ができたら、次は書類の発送です。
CGFNS申請でもそうなのですが、申請者から発送された書類は受け付けてもらえません。
なので、卒業校から発送される必要があります。
といっても送料を負担するのは申請者です。
申請者が送料を負担し、学校に発送してもらう、どうすればいいの?と思われますよね。
その疑問が解決するように、以下でお話しします。
〈書類の発送〉
卒業校に書類作成の依頼をしてから約1ヶ月。用意ができたとの連絡が来ました。
全ての書類を学校の封筒に入れてもらい、封をしたところに学校の公印を押してもらいました。書類が申請者ではなく、学校側が用意したというのを証明する為です。
その後郵便局でEMS(国際郵便)専用の封筒(国際郵便版レターパックのような感じ。60円くらいでした)と送料分の切手(2023年2月時点で3900円)。発送用の伝票を印刷し、それらを全てレターパックに入れて学校に送付しました。
これは学校に送ったEMS封筒、切手、伝票です。
伝票ですが、手書きではなく電子データで作成する必要があります。国際郵便のマイページからデータを入力するとQRコードが作成されます。それを郵便局のラベル作成機(ゆうプリタッチ)にかざすと下の写真のようなラベルが印刷されます。
発送日を入力する必要がありますが、記載された発送日から1週間以内に発送されれば問題無いそうです。
学校には、EMSの封筒に書類を入れ、送付した伝票と切手を貼ってもらい、郵便局から送ってもらいました。
3. 書類が届かない?!郵送トラブルへの対処法
学校から無事に書類が発送されたのが2月中旬。
アメリカ行きの郵便物は1週間程度で配達されるはず。発送を確認してから1週間後に追跡してみると、このような状況でした。
2月20日に「保管」となっています。
あまり深く考えず、しばらく待ってみたのですが、2週間たっても状況は変わらず。
さすがに不安になり、アメリカの郵便局、USPSで追跡番号を入力して調べてみました。
どうやら配達したけど、建物が閉まっていたのか配達出来ずに持ち帰られたようでした。
次の営業日に配達する、と書いてありますが、もう発送されてから2週間以上も経っています。
仕方がないので、私の拙い英語で、USPSに問い合わせることに😂
といっても不安だったため、アメリカにいる夫に助けを求めました。夫とビデオ通話を繋いだままにし、電話を掛けました。
電話したのは、こちらのカスタマーサービス
余談ですが、国際電話はSkypeを利用すると便利です。私はアメリカに月350円でかけ放題というプランに入っています。
結果ですが、対応してくれたおばちゃんが、アクセントのある英語ともごもごした口調で話すため、何を言ってるか理解が難しく…夫に途中で電話を代わってもらいました😂
そのおばちゃんが言うには、書類はKearnyという所にある郵便局(多分ですがNYSEDに送られる郵送物はいったんここを経由するのかと)にあり、再配達依頼が来るのを待っているとの事でした。
NYSEDが再配達依頼をするとは思えませんので、私から依頼するしかありません。Kearnyの郵便局の電話番号を教えてもらい、後日夫に問い合わせてもらいました。
すると、もう配達済ですよ、との返答。
再配達依頼もしてないのになぜ配達されたのは謎。たぶんUSPSのカスタマーサービスのおばちゃんが、気を利かせて連絡してくれたのかも。
配達されたかどうかを、私からNYSEDにメールで問い合わせることにしました。
こちらがその時のメールです。
宛先ですが、追加書類の依頼メールにあったアドレスに送りました。
今読み返してみると、英語がぎこちなくて恥ずかしい🫣
学校から発送された書類が届いているか確認したい、というのと、伝票に間違えて私の名前と住所を記載してしまったが大丈夫か、というのを書きました。
この書類は本来なら学校側から送られるべきものなので、国際郵便の伝票も送り主に学校の名前や住所が記入されている必要があります。ですが私はうっかり、自分の名前や住所を記入して伝票を作成してしまいました。
するとすぐにこのような返信が来ました。
書類が届いてますので、これから審査に入りますよ〜とのこと!伝票の記載も特に問題はなかったようです。無事に到着して本当にホッとしました。
その翌日、審査が無事通りました、とのメールが!早い!
Pearsonvue という所に登録し受験料を支払うと、ATT number(受験番号のようなもの)が発行され、受験できるというシステムのようです。
ATT numberは発行されてからの有効期限が1年間。発行の際に受験料を支払うシステムなので、受験の準備ができてから取得するようにしましょう。
2023年4月から、NCLEXが新形式になり少し難易度が上がりました。私はまだ勉強が追いついていないので、これからも勉強を続けて試験に備えていきたいと思います。
今回の記事が参考になれば嬉しいです!